Inhalt in Kürze
- SharePoint-Speicher wächst in Microsoft-365-Tenants durchschnittlich um 20–30 Prozent pro Jahr — nach 5–7 Jahren sind viele KMU-Umgebungen vollständig ungeplant belegt.
- Microsoft Purview (ehemals Compliance Center) ermöglicht automatische Retention Policies und Labels, die Dokumente nach gesetzlichen Fristen (HGB §257, GoBD) behalten und danach löschen oder archivieren.
- NIEMALS einfach pauschal löschen: HGB §257 und GoBD schreiben 6 bzw. 10 Jahre Aufbewahrung für Geschäftsunterlagen vor — Lifecycle-Policies müssen diese Fristen zwingend respektieren.
- Ein strukturiertes Cleanup bei 100 Mitarbeitern und 5 TB aufgeräumtem Speicher spart realistisch 100–150 Euro Mehrkosten im Monat — und erhöht gleichzeitig die DSGVO-Compliance.
Stellen Sie sich vor: Ihr GF schaut am Montagmorgen auf die M365-Adminübersicht und sieht eine E-Mail von Microsoft. Betreff: „Ihr SharePoint-Speicher nähert sich dem Limit." Preis für die nächsten 2 TB Erweiterung: rund 200 Euro monatlich, dauerhaft.
Dann kommt die Frage ins Büro: „Können wir nicht einfach mal aufräumen?"
Klingt einfach. Ist es nicht. Weil in dem 8-TB-Wust aus sechs Jahren M365-Betrieb auch Dokumente schlummern, die Sie nach HGB §257 noch 10 Jahre aufbewahren müssen — und die Sie im schlimmsten Fall brauchen, wenn das Finanzamt klopft.
Dieses Playbook zeigt, wie Sie den Wildwuchs systematisch zähmen, ohne sich ins Compliance-Risiko zu manövrieren.
Warum SharePoint-Speicher so schnell volläuft
Norddeutsche Mittelständler mit M365 seit 2018 oder 2019 kennen das Muster. Am Anfang war alles übersichtlich: ein paar Teams, SharePoint für die gemeinsame Dokumentenablage, OneDrive für jeden Mitarbeiter. Dann kamen Remote Work, neue Projekte, Fluktuation — und niemand hat aufgeräumt.
Die typischen Speicherfresser:
Versionshistorie. SharePoint speichert standardmäßig die letzten 500 Versionen jeder Datei. Ein 10-MB-PowerPoint mit 50 Bearbeitungen belegt 500 MB allein für Versionen, die niemand mehr braucht.
Zombie-Sites. Projektteams aus 2020, die längst aufgelöst sind. Die Site existiert noch, belegt Speicher, liegt im Nirgendwo.
Ex-Mitarbeiter-OneDrives. Nach dem Kündigen eines Kontos bleibt das OneDrive standardmäßig 30 Tage erhalten — dann ist es weg. Viele Admins verlängern manuell oder vergessen die Bereinigung komplett. Nach drei Jahren Fluktuation summiert sich das.
Ungeregelte Teamkanäle. Jedes Teams-Team bekommt automatisch eine SharePoint-Site mit eigenem Speicher. Wird das Team deaktiviert, bleibt die Site.
Warnung: Niemals einfach pauschal löschen
Bevor Sie irgendetwas löschen — prüfen Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Nach HGB §257 müssen Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und Inventare 10 Jahre aufbewahrt werden. Die GoBD gilt für alle steuerlich relevanten Unterlagen entsprechend. DSGVO Art. 5 (Datenminimierung) fordert zwar, Daten nicht länger als nötig zu halten — aber "länger als nötig" bedeutet: nicht kürzer als gesetzlich vorgeschrieben. Wer Buchungsbelege nach 3 Jahren löscht, riskiert im Falle einer Betriebsprüfung erhebliche Probleme.
Das bedeutet: Aufräumen ja, blindes Löschen nein. Der richtige Weg sind strukturierte Lifecycle-Policies in Microsoft Purview — die behalten, was behalten werden muss, und löschen (oder archivieren), was abgelaufen ist.
Die Beispiel-Policy-Tabelle fürs KMU
Konkrete Beispiel-Regeln, die Sie 1:1 als Vorlage nutzen können:
- Vertragsdokumente — 10 Jahre behalten. Begründung: HGB §257 Abs. 1 Nr. 2 (Handelsbriefe). Nach Ablauf: Retention-Hold aufheben, Datei in Archiv verschieben oder löschen lassen.
- Buchhaltungsbelege, Rechnungen, Jahresabschlüsse — 10 Jahre. Begründung: HGB §257 Abs. 1 Nr. 1, GoBD §14. Keine Ausnahmen.
- Handelsbriefe (E-Mails, Angebote, Auftragsbestätigungen) — 6 Jahre. Begründung: HGB §257 Abs. 1 Nr. 3. Gilt auch für E-Mails mit Vertragscharakter.
- Marketing-Entwürfe und Arbeitsdateien — 2 Jahre. Interne Regel. PPT-Versionen, JPEG-Rohdaten, Briefing-Dokumente die kein Handelsdokument sind.
- Personalunterlagen vor Einstellung — 6 Monate. DSGVO Art. 6 i.V.m. AGG §15. Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber müssen spätestens nach 6 Monaten gelöscht werden.
- Ex-Mitarbeiter-OneDrive — 90 Tage Quarantäne, dann Archivierung. Gibt der Nachfolger oder die Führungskraft Zeit, relevante Dateien zu sichern. Danach: Content in dediziertem Archiv-Container, Zugriff nur mit Admin-Ticket.
- Inaktive Projekt-Sites (kein Schreibzugriff >180 Tage) — Read-only setzen, nach 12 Monaten archivieren. Kein Löschen, solange Aufbewahrungsfristen laufen könnten — aber auch kein aktiver Speicherverbrauch durch neue Versionen.
Schritt für Schritt: Von Chaos zu Struktur
- Storage Reports aktivieren und auswerten. SharePoint Admin Center → Berichte → Speichernutzung. Hier sehen Sie welche Sites wie viel Speicher belegen und wie der Trend der letzten 180 Tage aussieht. PowerShell-Alternative:
Get-SPOSite -Detailed | Sort StorageUsageCurrent -Descending | Select Title, StorageUsageCurrent. Das gibt Ihnen die Top-Speicherfresser sofort. - Inventarisieren: Welche Sites/OneDrives sind aktiv, welche sind Zombie? Prüfen Sie, welche Sites seit mehr als 6 Monaten keinen Schreibzugriff hatten. Teams Admin Center → Teams verwalten → nach Aktivität filtern. Jede inaktive Site ohne laufenden Aufbewahrungsgrund ist ein Kandidat für Read-only oder Archivierung.
- Datenklassen definieren. Bevor Sie Policies bauen, brauchen Sie Klarheit: Welche Dokumenttypen existieren, welche Aufbewahrungsfristen gelten? Beginnen Sie mit 3–5 Klassen: "Buchungsbelege 10J", "Handelsbriefe 6J", "Interne Arbeitsdokumente 2J", "HR-Bewerbungen 6M", "Ex-MA-OneDrive 90T". Nicht überverkomplizieren.
- Retention Policies in Microsoft Purview anlegen. Purview → Datenverwaltung → Aufbewahrungsrichtlinien → Neue Richtlinie erstellen. Wählen Sie als Speicherort "SharePoint-Websites" oder "OneDrive-Konten". Legen Sie Aufbewahrungsdauer und Aktion am Ende fest (löschen, nichts tun, oder zu einem Prüfer eskalieren). Tipp: Eine Policy für alle SharePoint-Sites plus Ausnahmen ist einfacher zu pflegen als 20 Einzel-Policies.
- Pilotgruppe — starten Sie mit Marketing oder einem abgeschlossenen Projekt. Wählen Sie eine nicht-kritische Abteilung oder eine abgeschlossene Projekt-Site für den ersten Lifecycle-Lauf. Testen Sie die Policy im "Simulation"-Modus in Purview (verfügbar vor dem scharfen Aktivieren). Kontrollieren Sie: Werden die richtigen Dokumente erfasst? Läuft die Versionshistorie-Bereinigung? Werden keine Belege mit Aufbewahrungspflicht irrtümlich markiert?
- Rollout auf die gesamte Organisation. Nach erfolgreichem Pilot: Policy auf alle SharePoint-Sites und alle OneDrives ausweiten. Kommunizieren Sie an die Mitarbeiter, was sich ändert — besonders wichtig: Erklären Sie, warum alte Projektdateien irgendwann nicht mehr editierbar sind.
- Monitoring und jährlicher Review. Purview zeigt in der Compliance-Übersicht, wie viele Elemente von einer Policy betroffen sind. Prüfen Sie einmal im Jahr: Sind die Klassen noch aktuell? Hat sich die Unternehmensstruktur verändert? Gibt es neue gesetzliche Anforderungen? Ein 30-minütiger Jahrescheck reicht.
Aus der Praxis
„Die meisten unserer Neukunden haben Microsoft 365 bereits — nutzen aber nur E-Mail und vielleicht Word. Da liegt so viel Potenzial brach: Teams, SharePoint, Intune, Autopilot. Wir helfen, das freizuschalten."
Jens HagelGeschäftsführer, hagel IT-Services GmbH
Wir haben das zuletzt bei einem Hamburger Ingenieurbüro mit 85 Mitarbeitern durchgezogen. M365 seit 2019, SharePoint mit 7,2 TB belegt, Microsoft hatte bereits eine Speicherwarnung geschickt. Nach der Inventarisierung stellte sich heraus: 3,8 TB lagen in Zombie-Sites von Projekten, die längst abgerechnet waren. Weitere 900 GB waren Versionshistorien von Dateien, bei denen 50 Versionen nie jemand brauchen würde.
Nach dem Cleanup: 4,5 TB frei, keine zusätzlichen Speicherkosten mehr, die Compliance-Situation deutlich sauberer. Dauer des ganzen Projekts: gut 3 Wochen, davon 2 Wochen reine Laufzeit für die automatisierten Bereinigungen.
„Wir wollen uns nicht um IT kümmern müssen. Wenn ein neuer Mitarbeiter kommt: Laptop da, E-Mail eingerichtet, Telefon funktioniert. Wenn jemand geht: Zugänge gesperrt. Einfach. Zuverlässig."
Versionsverwaltung: Der unterschätzte Speicherfresser
Viele SharePoint-Admins wissen nicht, wie aggressiv die Versionskontrolle standardmäßig speichert. SharePoint Online legt bis zu 500 Majorversionen pro Datei an — für jede Speicherung.
Eine Lösung, die aktiv genutzt wird mit Microsoft 365, kann das schnell bremsen:
- Versions-Limits setzen: SharePoint Admin Center → Einstellungen → Versionsverwaltung → Anzahl der Hauptversionen auf 50–100 begrenzen (statt 500). Das ist für die meisten Workflows mehr als genug.
- Alte Versionen per PowerShell bereinigen: Mit
Remove-SPOListItemVersionskönnen Admins gezielt ältere Versionen löschen — das gibt sofort Speicher frei, ohne aktuelle Dateien zu berühren. - Für neue Sites Standard setzen: Site-Templates mit reduzierten Versionslimits erstellen, damit neue Projektbereiche nicht wieder unkontrolliert wachsen.
Allein die Versionsbegrenzung hat in unserem Hamburger Ingenieurbüro-Projekt 900 GB eingespart — ohne eine einzige Datei zu löschen.
OneDrive ausgeschiedener Mitarbeiter: Der blinde Fleck
Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, fokussiert sich der Prozess meist auf: Laptop einsammeln, Zugangskarte zurück, E-Mail weiterleiten. Das OneDrive vergisst man.
Laut Microsoft-Dokumentation bleiben OneDrive-Inhalte nach Kontolöschung standardmäßig 30 Tage erhalten. Dann sind sie weg — inklusive aller Dokumente, die der Mitarbeiter vielleicht als einziger in diesem OneDrive gespeichert hatte.
Das richtige Vorgehen mit Managed IT-Unterstützung:
- Beim Austritt sofort: Zugriff des Mitarbeiters sperren, aber Konto noch nicht löschen.
- Innerhalb von 5 Arbeitstagen: Führungskraft oder Nachfolger erhält zeitlich begrenzten Lesezugriff auf das OneDrive.
- Nach 90 Tagen: OneDrive-Inhalt in einen dedizierten Archivbereich verschieben (nicht löschen, solange Aufbewahrungsfristen laufen könnten).
- Retention Policy greift: Nach Ablauf der konfigurierten Frist wird der Archivbereich automatisch bereinigt.
Microsoft hat 2025 neue Funktionen für automatische Dateiübergabe bei Mitarbeiteraustritt angekündigt — die Grundlogik bleibt aber: Ohne definierten Prozess verlieren Sie Daten oder verschleppen Zombie-OneDrives.
DSGVO: Datenminimierung als Argument für den GF
Art. 5 DSGVO fordert, personenbezogene Daten nur so lange zu speichern, wie sie für den Zweck gebraucht werden. Das ist nicht nur ein juristisches Problem — es ist auch ein praktisches Argument für die Budgetgenehmigung des Lifecycle-Projekts.
Wenn der GF fragt: „Muss das wirklich jetzt sein?" — ist die Antwort: Ja, denn:
- Compliance-Risiko: Personalunterlagen von Bewerbern müssen nach 6 Monaten gelöscht sein. Bei 20 Bewerbungen pro Jahr häuft sich schnell ein DSGVO-Problem an.
- Speicherkosten: Jedes TB extra kostet rund 200 Euro monatlich. 5 TB Cleanup = 1.000 Euro gespart — dauerhaft.
- Haftungsrisiko: Im Falle eines Datenlecks haften Sie für alle Daten, die Sie gespeichert haben — auch die, die Sie schon lange hätten löschen sollen.
Unsere Cloud-Services helfen dabei, M365-Tenants von Anfang an sauber aufzusetzen. Aber auch gewachsene Umgebungen lassen sich strukturieren — das haben wir in Hamburg oft genug bewiesen.
Backup nicht vergessen
Ein Hinweis, den wir nie auslassen: Microsoft Purview ist kein Backup. Retention Policies schützen vor versehentlichem Löschen innerhalb der Aufbewahrungsfrist — aber sie sind keine Wiederherstellungslösung für Ransomware-Angriffe oder Datenverlust durch Konfigurationsfehler.
Ergänzen Sie Lifecycle-Policies deshalb immer mit einer echten Backup- und Recovery-Lösung, die M365-Daten extern sichert. SharePoint und OneDrive sind keine Backup-Lösung, auch wenn sie sich so anfühlen.
Und wer Compliance-Anforderungen ganzheitlich umsetzen will — zum Beispiel im Rahmen von NIS2, ISO 27001 oder für eine Betriebsprüfung — sollte Aufbewahrungsfristen und Backup als zusammengehöriges Konzept behandeln.
Ihr nächster Schritt
Ein ungeregelter SharePoint-Tenant ist in vielen Hamburger Mittelstandsunternehmen Alltag — das ist keine Schande. Aber ihn ungeregelt zu lassen, wenn die Speicherkosten steigen und die Betriebsprüfung kommen könnte, ist vermeidbar.
Wir zeigen Ihnen in einem 30-minütigen Termin, wo in Ihrem M365-Tenant der größte Hebel liegt — ohne Verpflichtung, ohne Fachbegriff-Bingo.
Wir analysieren Ihren SharePoint-Speicher und zeigen konkrete Einsparpotenziale.
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